Reservas de grupo

Esta es la guía operativa de Reservas → Grupos: la lista de grupos, el
constructor, las tres pestañas de un grupo (Habitaciones, Facturación,
Historial) y el estado de cuenta de un pagador. Para el modelo, conviene leer
antes Reservas de grupo.

Cambia además dos pantallas que ya existían: el detalle de una reserva individual,
que ahora muestra a qué grupo pertenece, y su folio, que ahora dice quién paga
cada línea.

Un grupo no reemplaza a una reserva. Cada habitación del bloque sigue siendo
una reserva corriente con su propio código, folio, pagos y check-in. El grupo
agrega identidad, un código, una vista consolidada y acciones masivas. Todo lo
que uno ya sabía hacer con una reserva se sigue haciendo igual, desde su propia
pantalla.

Las tres reglas que lo atraviesan

1. El titular no es quien duerme en la habitación

Un grupo tiene un titular comercial: quién contrata y quién paga. Casi siempre
la empresa, ingresada como huésped de tipo empresa. No es la persona que ocupa
ninguna de las habitaciones.

Cuando se crea el grupo, todas las reservas arrancan apuntando a ese titular como
ocupante provisional. Deliberadamente: cuando se cierra el bloque nadie sabe
quién viene, y a veces nadie lo sabe hasta el día anterior. La
rooming list los reemplaza habitación por habitación con la
persona real.

Mientras una habitación siga con el ocupante provisional, su correo de
confirmación y su check-in digital le hablan a la empresa, no a una persona. Eso
es correcto: todavía no hay a quién escribirle.

Lo que produce una distinción que confunde a todo el mundo una vez: cambiar el
titular del grupo no cambia el ocupante de ninguna habitación. Dos cosas
distintas, dos pantallas distintas. Empresa equivocada → editar los detalles del
grupo. Persona equivocada → rooming list.

2. Se crea todo, o no se crea nada

Crear un grupo es todo o nada. Si una sola línea no cabe — no quedan
habitaciones, la tarifa no se puede usar en esas fechas, la ocupación excede el
máximo de la unidad — no se crea ni el grupo ni ninguna reserva. No crea "las
que sí cabían".

Esa es la decisión que hace que el bloque signifique algo: un grupo de veinte al
que le faltan tres habitaciones no es un grupo de diecisiete, es un problema
comercial que resolver antes de prometerle nada a la empresa.

Que es por lo que el constructor revisa disponibilidad mientras uno arma, no al
enviar. Cada línea dice si cabe, cuánto queda y cuánto costaría, antes de que exista
nada.

La misma regla cubre agregar habitaciones a un grupo existente, y la rooming list —
una asignación inválida no escribe ninguna.

La única operación que no es todo o nada es el cambio masivo de estado, y esa
excepción tiene su propia sección más abajo.

3. La habitación y la cuenta son dos bolsillos distintos

Que la empresa pague las habitaciones no significa que la reserva "esté pagada".
Son dos deudas separadas que se cobran de dos maneras distintas:

• El folio de la habitación cobra lo que debe quien duerme ahí. Se cobra
  desde la reserva.
• La cuenta del grupo cobra lo que debe la empresa. Se cobra desde su
  estado de cuenta, y no toca el saldo de ninguna reserva.

De donde sale la consecuencia que más confunde: el saldo pendiente de una
reserva mide lo que debe su ocupante, no el precio de la habitación. Una
habitación facturada entera a la empresa muestra saldo cero y se lee como pagada —
correctamente, porque el huésped no debe nada — mientras el dinero sigue debiéndose
en la cuenta. Cuando eso pasa, la pantalla lo dice con todas sus letras en vez de
dejar que uno lo deduzca.

Antes de empezar

No tiene configuración propia. Lo que tiene que estar puesto ya hacía falta para
una reserva corriente:

• El prefijo de código de reserva de la propiedad. El grupo lo usa para armar su
  propio código.
• Unidades y planes tarifarios. Para pedir más de una habitación en una sola
  línea, la unidad tiene que ser un room type — el que tiene un contador de
  habitaciones detrás. Una unidad única (un bungalow, una casa entera) acepta 1 y
  nada más. No existe el "cuatro de eso".
• El huésped empresa. No es obligatorio — el titular puede ser una persona —
  pero es lo que hace que el grupo se lea bien: el titular se muestra como el nombre
  de la empresa y no como el de quien haya llamado.

Las líneas son independientes — ese es todo el punto

Un bloque no es "N habitaciones idénticas". Cada línea tiene sus propias
fechas, su unidad, su tarifa y su ocupación.

Una empresa que pide 10 dobles del 2 al 5 y 10 sencillas del 3 al 6 es un grupo
con dos líneas, no dos grupos. Las llegadas y salidas escalonadas son la forma
normal de un evento corporativo, no una excepción que haya que partir en reservas
separadas.

La vista del grupo

Arriba: el nombre, el código del grupo y el estado. A la derecha: editar detalles,
agregar habitaciones, borrar grupo.

El estado se calcula, no se elige

Un grupo no tiene estado propio. Se recalcula en cada lectura desde sus
reservas, y gana la primera fila que coincida:

Que es por lo que reservas por estado va al lado — 5 Confirmadas · 1 Cancelada. En un bloque de veinte el titular solo no alcanza para operar:
"Confirmado" no dice que tres siguen esperando confirmación. Los dos se leen
juntos, siempre.

Los totales nunca se suman entre monedas

El panel de totales muestra una fila por moneda, con habitaciones, noches,
total, pagado y saldo. Nunca una cifra única. Un grupo puede tener líneas sobre
planes tarifarios en monedas distintas, y sumarlas inventaría un número que nadie
cobró y que nadie puede facturar.

Las reservas canceladas se excluyen del total. El panel responde cuánto vale
todavía el grupo — dinero que la propiedad aún puede esperar — no lo que alguna vez
se escribió. Cancelar una habitación baja el total de inmediato.

La tabla de habitaciones

Una fila por reserva: su propio código (sigue siendo suyo, con su propio prefijo
— VVA-000001, no el del grupo), ocupante, unidad, estadía, estado y total. El
código enlaza a la reserva.

El ocupante se muestra en gris mientras siga siendo el provisional, así que de un
vistazo se ve cuántas habitaciones todavía no tienen persona real.

La columna de facturado a dice quién paga esa habitación, que no es quien
duerme en ella: el nombre del pagador, o el huésped cuando la habitación no tiene
pagador propio y paga su ocupante. Es lo que permite distinguir una habitación pagada
por el huésped de una pagada por la empresa sin abrir cada reserva.

Cambio masivo de estado

Aplica un estado a las reservas seleccionadas, o a todas las del grupo si no
hay ninguna seleccionada. La pantalla dice cuál de las dos cosas está por hacer.

Esta es la única operación del módulo que no es todo o nada, y es deliberado.
Corre reserva por reserva con las mismas reglas de transición que la pantalla
individual. Confirmar un bloque donde una habitación ya salió confirma las otras
diecinueve en vez de fallar entero.

Que es por lo que el resultado no dice "listo" — muestra las dos listas: a qué se
le aplicó, y a qué no se le pudo aplicar, con cada reserva nombrada.

Y el diálogo no se cierra solo. Si mostrara solo los éxitos, el operador creería
que confirmó veinte cuando confirmó diecinueve — que es exactamente el error que la
lista de omitidas existe para evitar. Se cierra cuando uno la leyó.

Rooming list

Reemplaza al ocupante provisional con la persona real. Cada fila es una habitación,
con su ocupante actual a la derecha y un selector que ofrece sin cambio, un
huésped existente, o un huésped nuevo (nombre y apellido obligatorios, correo y
teléfono opcionales).

Está hecha para ingreso masivo, pegado desde una hoja de cálculo — que es como
llega una rooming list real, el día anterior.

Antes de guardar: qué está por moverse

El botón no dice guardar, dice revisar cambios. Deliberadamente: bajo una regla
de alojamiento → pagador de la habitación, guardar la rooming list saca el
alojamiento del folio de cada habitación y lo pone en la cuenta de la empresa. El
saldo de la habitación baja, el de la cuenta sube.

Revisar cambios pregunta qué pasaría — sin escribir nada — y muestra tres cosas:

• Cuánto cambia de lado y a quién: "261,800.00 GTQ se mueven a la cuenta de Coca
  Cola Centroamérica (3 cargos)." Esa es la frase que hay que leer antes de
  confirmar.
• Por habitación: el ocupante que se va, el que llega, y las líneas que salen de
  ese folio con su fecha y su monto.
• Las habitaciones que detendrían la petición, si las hay, con la razón. Como
  guarda todo o nada, una basta para detener al resto — así que se nombra antes de
  intentar, no después de fallar.

Volver a editar no pierde nada: la vista previa es una pregunta, no un punto sin
retorno.

"Esta asignación no mueve dinero" es un resultado, no un error. Aparece cuando
los cargos simplemente siguen a su habitación hacia el ocupante nuevo, y también en
un caso que uno no puede predecir a ojo: si el huésped que uno ingresó como nuevo
resulta ser el que ya paga esa habitación, pagador y ocupante terminan siendo la
misma persona y no hay nada que mover.

Solo se listan los cargos que SALEN de la habitación. Los que apenas pasan al
ocupante nuevo se quedan en el folio y no se muestran: ese es el caso corriente, y
señalarlo levantaría una alarma sobre lo que siempre pasa.

Después de guardar: cómo quedaron las cuentas

Cuando se movió dinero, el diálogo no se cierra solo. Muestra los saldos en que
quedó cada cuenta de grupo — cargado, pagado, saldo — y se cierra cuando uno lo leyó.
El mismo principio que el cambio masivo de estado.

Tres reglas:

• Un huésped nuevo cuyo correo o teléfono ya existe se reutiliza, no se duplica.
  El ejecutivo que vuelve cada trimestre no genera un registro nuevo cada vez.
• Es todo o nada, incluidos los huéspedes que crea en el camino. Si una fila está
  a medio llenar, no se guarda ninguna — ni siquiera un huésped nuevo de una fila
  anterior del mismo envío. La pantalla lo detecta antes de mandar y marca la fila
  incompleta.
• Una reserva que ya salió o fue cancelada no acepta cambio de ocupante. Esa fila
  queda bloqueada con la razón escrita encima, que es lo que evita que una habitación
  terminada arruine el ingreso de las otras diecinueve.

Agregar habitaciones, editar, desvincular, borrar

Agregar habitaciones es el mismo constructor de líneas en un diálogo, sobre un
grupo existente. Un bloque corporativo que crece es corriente, no una excepción. Las
reservas nuevas arrancan con el titular del grupo como ocupante provisional, y el
todo o nada aplica igual.

Editar detalles es nombre, titular, contacto y notas. Nada más. Cambiar el
titular acá no cambia el ocupante de ninguna habitación — el diálogo lo dice,
porque es la confusión más fácil del módulo.

Desvincular una reserva no la borra: sale del grupo y se vuelve una reserva
individual, con sus fechas, su ocupante y su precio intactos. Sigue existiendo, sigue
ocupando la habitación y se le sigue cobrando.

Borrar el grupo desvincula todas las reservas y elimina el grupo. Las reservas
sobreviven como individuales. Lo que se pierde es el código de grupo, la vista
consolidada y las acciones masivas. No se cancela nada, no se libera ninguna
habitación y no se devuelve ningún dinero.

Quién paga qué

Todo descansa en una frase:

Un cargo cuyo pagador es el ocupante de su propia habitación vive en el folio de
esa reserva. Un cargo cuyo pagador es cualquier otro vive en la cuenta de ese
pagador.

La pestaña Facturación

Tres tarjetas, en el orden en que se decide cada cosa: la regla dice qué clase de
cargo va al pagador de la habitación; los pagadores dicen quién es ese en cada
habitación; las cuentas son la consecuencia, no una decisión.

1. La regla de facturación

Una decisión por tipo de cargo — alojamiento, tienda, cargos manuales — y
dos destinos cada uno: el pagador de la habitación o el huésped hospedado. El
caso corporativo es alojamiento → el pagador de la habitación, todo lo demás → el
huésped.

Tres cosas que saber antes de tocarla:

• Gobierna el siguiente cargo, no los que ya están. Cambiar la regla no mueve
  ningún cargo publicado. Para corregir uno que existe, se cambia el pagador de ese
  cargo en el folio.
• Reemplaza la regla entera. No es una fusión: lo que uno deje en el huésped
  hospedado queda así, aunque antes estuviera al revés.
• "El pagador de la habitación" sin un pagador propio cae en el TITULAR del grupo,
  no en el ocupante. Esta es la trampa del módulo: poner el alojamiento en "el
  pagador de la habitación" y no tocar nada más ya mandó las habitaciones del bloque
  entero a la empresa. La pantalla avisa debajo de los controles en el momento en que
  uno lo elige.

Hay que configurarla antes de la rooming list

No es una preferencia de estilo — es cómo funciona.

Cuando se crea el grupo, toda habitación arranca con el titular como ocupante
provisional, y el alojamiento se publica en ese mismo momento. Como el pagador (la
empresa) es el ocupante en ese instante, el cargo se queda en el folio de la
reserva y todavía no existe ninguna cuenta.

Cuando la rooming list nombra al huésped real, esos cargos se vuelven a preguntar
contra la regla que esté vigente entonces:

Es el único momento en que un cargo se mueve solo. Configurar la regla después de la
rooming list no reacomoda nada — se corrige cargo por cargo.

2. Pagador por habitación

Una tabla de código, unidad, ocupante y quién paga, que se edita junta y se guarda de
una vez.

Solo hace falta cuando el pagador no es el titular del grupo. Es lo que hace
funcionar el caso familiar — cada habitación pagada por una persona distinta — o el de
la empresa que reparte un bloque entre dos departamentos.

Dos cosas que no hace, dichas también en la pantalla: no cambia quién duerme en la
habitación (eso es la rooming list), y no mueve cargos ya publicados.

3. Las cuentas del grupo

Una fila por pagador, con cargado, pagado y saldo.

No hay botón para crear una cuenta ni para cerrarla. Nace la primera vez que un
cargo se rutea a alguien que no es el ocupante de su habitación, y sigue existiendo
incluso en cero: los tres montos se recalculan en cada lectura, así que una cuenta sin
nada cargado muestra 0.00 en vez de desaparecer.

Un saldo negativo es dinero a favor, no una deuda al revés. Se muestra en positivo
y etiquetado como tal. Pasa cuando la empresa pagó un depósito mayor a lo que se le ha
cobrado — normal al inicio de un bloque.

El estado de cuenta

Se abre desde el nombre del pagador. Es el documento que recepción le entrega a la
empresa.

Está agrupado por habitación: código de reserva, unidad, los cargos que paga esta
cuenta con sus montos, y el subtotal de la habitación. A la derecha, el resumen —
cargado, pagado, saldo — y los movimientos.

No es una factura. Es un documento interno del PMS: sin número fiscal, sin
desglose de impuestos propio, y no reemplaza lo que emita el sistema de facturación.
La pantalla lo dice al pie.

"Otros cargos de esta habitación", sin montos

Debajo de los cargos de cada habitación aparecen las cosas consumidas ahí pero
pagadas por otro: el minibar del huésped, un cargo que recepción reasignó. Se listan
con su descripción, su fecha y una nota que dice quién los paga — y deliberadamente
sin monto.

La empresa tiene que poder ver que se consumió algo en la habitación — si no, suena el
teléfono: "¿y el minibar de Diego?" — pero no le corresponde ver una cifra que no
está pagando. Así que ahí no hay total, ni un guion que se leería como cero, ni una
suma calculada: no hay número que mostrar, y la pantalla no inventa uno.

Esos consumos nunca suman al subtotal de la habitación ni al saldo de la cuenta.

El dinero en la cuenta

Registrar pago toma monto, moneda, método, fecha y — para tarjeta o transferencia
— una referencia.

No hay tope, deliberadamente: una empresa paga un depósito antes de que se haya
cobrado nada, y topar el monto contra lo cargado bloquearía exactamente eso. El costo
es que un cero de más no lo detiene nada, así que el mensaje de éxito no dice
"listo": dice en qué saldo quedó la cuenta. Ahí es donde el dígito de más se ve de
inmediato.

Un pago a la cuenta no toca el monto pagado de ninguna reserva. Nadie decide qué
habitación pagó una transferencia de la empresa, porque la deuda nunca fue por
habitación.

Revertir un pago dice este pago nunca debió registrarse — se escribió mal, o se
ingresó en la cuenta equivocada. No borra nada: escribe una fila correctiva con
fecha de hoy, y las dos quedan en el historial, así que un reporte ya emitido para una
ventana pasada conserva su cifra. El pago revertido se muestra tachado y etiquetado.

La acción solo aparece sobre un pago real que no se haya revertido ya. No se ofrece
sobre un reembolso, ni sobre algo ya revertido, porque eso sería ofrecer un error
garantizado.

Reembolsar es otra cosa: el dinero efectivamente regresó. Revertir dice que un
pago nunca debió registrarse; reembolsar dice que se registró bien y que ahora se le
devolvió a la empresa.

El tope es lo que recibió la cuenta — no su saldo, y no lo que se le cobró. Una
empresa que pagó 500 contra 300 de cargos puede recibir los 500 de vuelta. La pantalla
muestra el máximo antes de dejar enviar.

No hay bloqueo por estado: a una cuenta se le puede reembolsar en cualquier momento
mientras el grupo esté activo, porque no existe un estado "cerrado" contra el cual
condicionarlo.

Corregir un cargo suelto

Cuando la regla acertó en todo menos en una línea, la salida es el folio de la
reserva, que ahora tiene una columna de pagador:

• Ocupante, en gris, es el caso normal: la línea está en este folio.
• Un nombre en una etiqueta significa que esa línea no está en este folio:
  vive en la cuenta de esa persona dentro del grupo, y no cuenta para el saldo de la
  reserva.

Editarlo mueve esa línea y ninguna otra — ni el resto de la reserva, ni la regla
del grupo.

En una reserva que no pertenece a ningún grupo, el único pagador posible es su
propio ocupante. Una cuenta es el par (grupo, pagador): sin grupo, esa deuda no
tendría dónde vivir. El diálogo lo dice de entrada en vez de dejar que uno lo
descubra por un error.

Un detalle del folio que conviene entender: el bloque colapsado de alojamiento muestra
el pagador solo si todas sus noches coinciden. Al reasignar una sola noche el
encabezado se queda callado, porque afirmar por mayoría sería mentir sobre las demás.

Qué cambia en una reserva individual

Dos cosas, las dos ahí para evitar el mismo malentendido.

"Precio de la habitación" ya no se llama "Total". El precio bruto de la habitación
y lo que alguien debe dejaron de ser el mismo número, así que la etiqueta ya no puede
sugerir que lo son.

Cuando parte del folio está en una cuenta, la reserva lo dice y enlaza a ella.
Debajo del saldo aparece, por ejemplo: 170,000.00 GTQ de este precio se facturan a
una cuenta de grupo, no al huésped. Sin esa línea, una habitación facturada entera a
la empresa se lee como saldo cero marcado como pagado, y no hay forma de saber a dónde
se fue el dinero.

El depósito tomado antes de nombrar al huésped

Esto se ve raro y es correcto, así que vale reconocerlo:

1. Se toma un depósito contra una habitación que todavía tiene al titular como
   ocupante provisional.
2. La rooming list nombra al huésped real y, bajo la regla corporativa, el alojamiento
   se mueve a la cuenta de la empresa.
3. El depósito se queda en la reserva — un cambio de ocupante mueve cargos, nunca
   pagos — pero el huésped ya no debe nada.

La habitación queda con saldo negativo y el mismo dinero debiéndose en la cuenta de
la empresa. La reserva lo muestra tal cual, con una nota de saldo a favor, en vez de
esconderlo, precisamente para que se pueda arreglar.

La salida son dos pasos: revertir el pago en la reserva, y volver a registrarlo en la
cuenta de la empresa. Esto no está bloqueado a propósito — bloquearlo significaría
bloquear un depósito tomado antes de que nadie sepa quién duerme en la habitación, que
es la secuencia normal.

La pestaña Historial

Responde quién decidió que paga la empresa. Registra el cambio de regla, con el
valor viejo y el nuevo línea por línea, y cada pago, reversa y reembolso
sobre una cuenta, con su monto, su método y el saldo en que quedó la cuenta.

Dos cosas que no están acá y viven en el historial de la propia reserva: quién fijó
el pagador de una habitación, y quién movió un cargo suelto. Esas son decisiones sobre
una habitación, no sobre el bloque.

En Cuentas por cobrar

La lista de deudores ahora tiene dos lados. Una empresa que además tiene una
estadía propia aparece dos veces, y cada fila dice cuál es cuál:

• una fila normal — su propia reserva — que se cobra desde el folio;
• una fila etiquetada como cuenta de grupo, que se cobra desde el estado de cuenta,
  al que lleva el enlace.

No es un duplicado: son dos deudas distintas con dos formas de cobrarlas. La fila de la
cuenta no muestra "deuda más antigua" porque una cuenta no tiene fecha de estadía
propia.

En admin: el registro entre tenants

El registro central de reservas es para soporte. Los grupos no se crean ni se
administran ahí y no hay acciones de grupo. Lo que cambia es que ahora cada reserva dice
a qué grupo pertenece, con el código del grupo y una etiqueta de origen, para poder
rastrear un bloque en toda la plataforma.