Finanzas

Esta es la guía operativa de las pantallas de Finanzas: Cuentas,
Movimientos, Cuentas por cobrar y qué cambió en Gastos. Para el
modelo, conviene leer antes
Finanzas y movimientos.

La mitad de efectivo a nivel de turno está en la
guía de Caja; lo que el hotel ganó, que no es lo que
cobró, está en Reportes financieros.

Antes de empezar

Algunas cuentas ya existen. El sistema crea una cuenta de efectivo por cada
moneda que haya usado la caja, y cuentas de canal o de pasarela cuando se conectan
esos proveedores. Están marcadas como cuentas de sistema y no son editables. Las
que uno crea son cuentas bancarias, y una cuenta de efectivo extra si el hotel
maneja más de una caja.

Las categorías viven en Gastos → Administrar categorías. Cada una está
tipada como gasto o ingreso, y eso no es decorativo: los formularios solo
ofrecen el tipo que corresponde, y el backend lo verifica — elegir el equivocado
es un rechazo, no una rareza. El tipo de una categoría se puede corregir después;
borrarla le arrancaría la etiqueta a todo lo ya registrado.

Cuentas

Una fila por cuenta, con su tipo, su moneda y dos saldos: el de la propiedad
activa, y el total.

Cualquiera de las dos columnas puede mostrar más de una cifra, una por moneda. Eso
es inusual en una cuenta normal — una cuenta tiene una moneda — y esperable en las
cuentas de sistema.

Crear una

Solo se pueden crear cuentas de efectivo y bancarias. Las cuentas de canal y
de pasarela las crea el sistema cuando se conecta el proveedor; deliberadamente no
hay forma de inventar una, porque esas cuentas tienen que corresponder a algo real
del otro lado.

Nombre, tipo, moneda, y si arranca activa. El tipo y la moneda no se pueden
cambiar después, así que vale la pena pensarlos: una cuenta tiene una moneda, y
su tipo decide qué asientos aterrizan en ella. En la pantalla de edición aparecen
como hechos y no como campos — no deshabilitados por ahora, nunca editables.

Desactivar no es borrar

No existe la acción de borrar. No está escondida y no es un permiso que a uno
le falte: no existe, porque una cuenta con movimientos no puede desaparecer sin
llevarse la explicación de un saldo.

Desactivar hace una sola cosa: saca la cuenta de los selectores, para que
nadie elija por error una que ya no está en uso. Se queda en la lista con su
saldo intacto. Si desapareciera, el libro de movimientos dejaría de cuadrar.

Las cuentas de sistema no se pueden renombrar ni desactivar. El menú lo dice antes
de que uno lo intente.

Ver movimientos

El menú de cada fila tiene Ver movimientos, que abre el libro ya filtrado a esa
cuenta. Es el atajo para la pregunta más común de la pantalla: ¿de dónde salió
este saldo?

Transferencias

Transferir, arriba a la derecha en Cuentas. El caso típico es el depósito de
la caja al banco; el otro es repartir efectivo entre dos cajas.

• Las dos cuentas tienen que estar activas. Una desactivada no es ni origen ni
  destino.
• Las dos tienen que estar en la misma moneda. Elegir el origen filtra el
  selector de destino. Una transferencia entre monedas no existe, y no por
  falta de tasas de cambio — el hotel ya lleva las suyas. Convertir dinero entre
  cuentas es una operación con su propia tasa, su propio momento y su propia
  diferencia cambiaria, y eso es otra cosa que mover dinero.
• Se registran las dos patas, y las dos aparecen en el libro etiquetadas como
  Transferencia.

Los montos aceptan hasta dos decimales. Eso no es una manía de la interfaz: el
backend rechaza un tercer decimal y la notación científica, así que el formulario
se detiene antes de mandar algo que ya sabe que va a rebotar.

Movimientos

Todo lo que se movió en la propiedad activa, lo más nuevo primero.

Los filtros

Fechas, cuenta, categoría, entrada/salida, método, origen, transferencias, y una
búsqueda libre sobre notas y referencias.

El rango de fechas se lee en la zona horaria de la propiedad, no en UTC. Un
turno cerrado a las 21:00 en Santiago pertenece a ese día, no al siguiente.

El filtro Con transferencias / Solo transferencias / Sin transferencias existe
porque las dos lecturas son legítimas: qué hizo el negocio (sin) y por qué se
movió esta cuenta (con). Por defecto se incluyen.

Leer una fila

La columna de concepto dice qué era: la categoría, o la etiqueta
Transferencia, o Ajuste de arqueo. Debajo, si el movimiento vino de una
reserva, su código.

El monto lleva signo y color — el dinero que sale se lee −120.00 USD en rojo.
Cuando un asiento se aplicó en una moneda distinta de la cobrada, una línea chica
de aplicado como… debajo explica por qué el monto de la cuenta no es el del
pago.

El panel de totales

Encima de la tabla, un bloque por moneda con las mismas seis cifras y el
conteo de movimientos. Son los totales de lo que uno está viendo y cambian con
cada filtro.

La última es la que hay que entender: el cambio de saldo coincide con lo que
efectivamente se movieron las cuentas, bajo cualquier filtro.

De donde sale el detalle que confunde a todo el mundo una vez:
Transferencias se lee 0.00 cuando uno mira toda la propiedad — las dos patas
se cancelan — y deja de ser cero en el momento en que un filtro parte el par,
que es exactamente lo que hace filtrar por cuenta.

Ejemplo. Uno transfiere 50.50 de la caja al banco. Sin filtrar,
Transferencias se lee 0.00: los mismos 50.50 salieron y llegaron. Al filtrar
por la caja pasa a −50.50, y Cambio de saldo da exactamente el saldo que
esa cuenta muestra en Cuentas. Esa es la prueba de que el libro explica el
saldo.

Cuentas por cobrar

Una fila por huésped con saldo pendiente en la propiedad activa — no una por
reserva. La pregunta que responde es ¿a quién llamamos?, y un huésped con tres
reservas impagas es una sola llamada.

Tres cosas la separan del resto del módulo:

• Cubre todo el historial, no un período. No hay selector de ventana, que es
  por lo que muestra su propia fecha de corte. Una deuda no deja de existir porque
  uno esté mirando otro mes.
• Los montos son siempre listas por moneda. Un huésped que debe en dos monedas
  muestra dos cifras, y el total también. Nunca se suman.
• Sale de las reservas, no del libro de movimientos. Se calcula sobre reservas
  que no están canceladas ni totalmente pagadas. No hay nada que registrar a mano.

Arriba: Total por cobrar, Huéspedes con saldo, Reservas abiertas,
Deuda más antigua, y un desglose de Antigüedad en cinco tramos — Por
venir (el check-in todavía no ocurre), y después 0–30, 31–60, 61–90 y 90+ días.
El tramo lo decide qué tan viejo es el check-in impago, no cuándo se creó la
reserva.

Ese resumen cubre toda la propiedad y no se mueve con el buscador ni con el
orden — sale de su propia fuente. Un total que cambiara mientras uno escribe en
un buscador dejaría de ser el total.

La tabla se ordena por mayor saldo, deuda más antigua o nombre. Cada fila abre
los pagos de ese huésped, que es el siguiente paso real: saber que debe no
alcanza, hay que ver qué está impago.

Qué cambió en Gastos

• Es de la propiedad activa. La lista, el formulario de creación y el de
  edición trabajan todos sobre la propiedad seleccionada arriba. Ya no hay filtro
  ni columna de propiedad — repetían el mismo valor en cada fila. Para ver los
  gastos de otra propiedad, hay que cambiar de propiedad.
• El selector de categoría solo ofrece categorías de gasto. Las de ingreso
  existen, solo que no acá.
• Un movimiento de caja ingresado con categoría aparece acá. Antes no, y ese
  era precisamente el problema: dinero que el arqueo incluía y que el reporte de
  gastos nunca veía.

Preguntas frecuentes

Sumé el saldo en USD y el saldo en CLP y me dio un sinsentido.
No se suman. Cada moneda es su propia cuenta corriente; mezclarlas exige una tasa
y un momento, y esa decisión no le corresponde al libro de movimientos.

¿Dónde veo cuánto gané este mes?
Acá no. En esta pantalla el Neto es entradas menos salidas. Lo que se ganó —
publicado en la noche en que se dio el servicio, con el impuesto separado del neto
— está en Finanzas → Reportes, y las filas que hay detrás en Finanzas →
Cargos. Ver Reportes financieros.

¿Y la utilidad?
En ninguna parte, y no debería derivarse: Axis Pro no conoce los costos del hotel.
Tiene lo que entró, lo que salió y lo que se ganó. De ahí no sale un margen.

Transferencias se lee 0.00. ¿No se registró?
Sí se registró, y las dos patas están en la lista. A nivel de propiedad se
cancelan — salió de una cuenta y llegó a otra — así que el neto es cero. Al
filtrar por cualquiera de las dos cuentas se ve la mitad del par.

¿Por qué aparecen las transferencias y los ajustes si no son "dinero del
negocio"?
Porque sin ellos el saldo de la cuenta no tendría explicación. Están separados en
el panel de totales precisamente para que no se confundan con dinero operativo: un
faltante de 20 en caja no es un gasto de 20.

No encuentro cómo borrar una cuenta.
No se puede, y no es un permiso que falte — la acción no existe. Hay que
desactivarla. Sale de los selectores y se queda en la lista con su saldo.

Desactivé una cuenta y sigue apareciendo.
Eso está correcto. Desactivar la saca de donde se elige una cuenta, no de las
cuentas. Si desapareciera con saldo, ese saldo no tendría explicación.

No me deja renombrar la cuenta de la caja.
Es una cuenta de sistema. La lógica la resuelve por tipo y moneda; si se
renombrara o se desactivara, los asientos automáticos que aterrizan ahí quedarían
huérfanos.

La cuenta que quiero no está en el destino de la transferencia.
Tres razones posibles: está en otra moneda (una transferencia entre monedas no
existe), está desactivada, o es la cuenta de origen.

Ingresé un gasto y no lo veo.
Hay que revisar la propiedad seleccionada arriba. Gastos muestra los de la
propiedad activa.

El movimiento que ingresé en la caja aparece también en Gastos.
Sí, si se le puso categoría. Ese es el punto: un movimiento de caja con categoría
es un gasto (o un ingreso), y ahora se ve en los dos lados.

Filtré por un día y aparecieron movimientos de la madrugada del siguiente.
El rango se lee en la zona horaria de la propiedad. Si el hotel está en Santiago,
el día del hotel termina a medianoche en Santiago, no en UTC.