Cotizaciones

Una cotización es una oferta de un bloque de habitaciones a una empresa, antes
de que nadie deba nada. Es el paso previo a una
reserva de grupo.

Crear una cotización no reserva nada. No se bloquea ninguna habitación, no se
publica ningún cargo y no sale ningún mensaje. Es un documento, y hasta que uno no
retenga las habitaciones no hace ninguna promesa que el inventario pueda romper.

Armar una

Una cotización tiene una empresa — quién pidió el precio y quién firmaría — y
líneas. Cada línea es una unidad con sus propias fechas, cantidad y ocupación,
exactamente como las líneas de un grupo.

Todavía nadie duerme en estas habitaciones. La empresa es la parte
comercial, no un ocupante. Esa distinción es la misma que atraviesa las
reservas de grupo.

Si algunas líneas no se pueden cotizar, o no caben, no se guarda nada — se
nombran las líneas señaladas para poder arreglarlas.

Retener las habitaciones

Retener las habitaciones bloquea las habitaciones cotizadas hasta una fecha de
liberación. Esta es la parte que cuesta algo:

Las habitaciones dejan de ser vendibles — internamente y en todas las OTAs —
hasta la fecha de liberación.

Así que una retención es una decisión comercial real, no un marcador. Aun así, no
se publica ningún cargo y no sale ningún mensaje.

La fecha de liberación no puede ser posterior a la primera llegada. Si la
primera llegada está tan cerca que no queda ningún día entre mañana y ella, la
retención no se puede crear — y la pantalla lo dice en vez de fallar de forma
oscura.

Liberar la retención devuelve las habitaciones a la venta.

Una retención se puede evaporar en parte

Una retención puede terminar reteniendo menos habitaciones de las que promete la
oferta, y la pantalla lo dice sin rodeos: esta retención se evaporó en parte,
con cuántas de las habitaciones cotizadas siguen retenidas.

Aceptar convierte entonces lo que está retenido de verdad, no lo que se prometió.
Hay que leer esa línea antes de decirle a la empresa que su bloque está seguro.

Hay además un filtro de retenciones atascadas — y la redacción es precisa:
atascadas, no simplemente vencidas. Significa que el trabajo de liberación se
saltó dos corridas seguidas, así que esas habitaciones están fuera de venta
pasada su fecha por una razón que no es la retención misma.

El ciclo de vida

Además de retener, una cotización se puede marcar como enviada y como
rechazada — los estados de una conversación comercial, registrados para que la
lista refleje la realidad y no solo lo que se redactó.

Editar habitaciones reemplaza las líneas. Editar detalles cambia el
nombre, la empresa y el contacto.

Borrar abandona la oferta. Si estaba reteniendo habitaciones, borrarla las
libera — vuelven a la venta acá y en todas las OTAs — y el diálogo dice cuántas.
Sin retención, no vuelve nada a la venta y no se cancela ninguna reserva.

Aceptar

Acá es donde la oferta se vuelve reservas reales que alguien debe. Crea un
grupo que se administra desde ahí en adelante.

Qué camino toma la aceptación depende de si hay habitaciones retenidas:

Esa diferencia es el argumento entero a favor de retener: sin retención, aceptar
es una venta nueva compitiendo con todos los demás.

Cuando el precio se movió

Una cotización escrita en marzo y aceptada en mayo puede ya no cotizar igual. La
cifra vieja no se puede simplemente facturar, así que la aceptación se detiene y
ofrece dos salidas:

• Aceptar al precio de hoy — convertir a lo que cuesta ahora.
• Renegociar — actualizar las líneas de la cotización y aceptar eso.

Hay también aceptar solo al precio cotizado, y su comportamiento vale leerlo
con cuidado: esto solo puede rechazar. Si el precio se movió, la aceptación
falla. Nunca va a facturar la cifra vieja. Es un seguro para quien no debe
convertir a otro número, no una forma de honrar el viejo.

Aceptar es todo o nada

Si una habitación retenida no se puede convertir, toda la aceptación se revierte
y no se cobra nada. Un grupo al que le faltan tres de sus veinte habitaciones no
es un grupo más chico — es un problema comercial que resolver antes de confirmar
nada.

Preguntas frecuentes

Creé una cotización y las habitaciones se siguen vendiendo.
Correcto — una cotización no reserva nada. Hay que usar Retener las
habitaciones.

No me deja poner la fecha de liberación que quiero.
No puede ser posterior a la primera llegada. Si la llegada está muy cerca, no hay
fecha válida y la retención no se puede crear.

La retención dice que retiene menos habitaciones que la cotización.
Se evaporó en parte. Aceptar convierte lo que está retenido ahora, no lo que se
prometió.

La aceptación se rechazó porque cambió el precio.
La cotización es más vieja que los precios actuales. Hay que aceptar al precio de
hoy, o actualizar las líneas y volver a aceptar. Nada va a facturar la cifra
vieja.

La aceptación falló y no sé qué se creó.
Nada. Aceptar es todo o nada, y no se cobró nada.

Borré una cotización, ¿cancelé reservas?
No. Borrar abandona la oferta. Si retenía habitaciones, esas vuelven a la venta;
no se cancela ninguna reserva, porque todavía no existía ninguna.